In de wereld om ons heen ontwikkelt de techniek zich exponentieel. Wat gisteren was is morgen niet meer. Technologische doorbraken in de high-tech sector laten ons zien wat er in de toekomst mogelijk gaat zijn. Tegelijkertijd worden de lower-tech sectoren verzadigd. Het wordt steeds gemakkelijker om een softwarebedrijf in te schakelen voor een nieuwe website, app, of — nog belangrijker — een digitale administratie.
Hoewel het aanbod in softwareconsultants groot is, blijft het lastig om écht de stap te maken om één van hen in te schakelen en de processen binnen uw bedrijf te digitaliseren of te automatiseren. Onze ervaring leert dat een succesvolle digitalisatie begint bij of uw medewerkers en uw bedrijf klaar zijn voor verandering. Hieronder vijf tips om uw organisatie voor te bereiden op de digitale transitie.
Voorbereiding: Neem de tijd.
Het is makkelijk om door uw enthousiastme te snel de digitalisering en automatisering van uw processen in te gaan. Verlies uw enthousiasme niet, maar neem wel ruim de tijd! Het is minstens zo belangrijk, dan wel belangrijker, dat uw collega’s of werknemers de tijd hebben om hun eigen processen op orde te krijgen en zich voor te bereiden op een nieuw systeem. Bespreek samen waar verandering of verbetering mogelijk is.
Geef uw medewerkers de ruimte om al te wennen aan het idee van nieuwe processen. Dit vergroot de acceptatie (en daarmee het gebruik) van het systeem enorm.
Betrek alle partijen.
Bespreek het invoeren van het systeem niet enkel met het management. De acceptatie valt of staat natuurlijk bij de werknemers die de nieuwe manier van werken moeten adopteren. Door hen valt of staat het nieuwe systeem. Het is dan ook niet meer dan logisch dat zij véél kans moeten krijgen om input te geven voor het nieuwe systeem. Betrek ze daarom bij de brainstorm fase, en een aantal feedback sessies.
Makkelijker, niet moeilijker.
Tijdens het ontwerpen en implementeren van een nieuwe oplossing zullen processen, waar medewerkers soms al jaren mee werken, veranderen. Het is vaak erg lastig voor hen om procedures waar ze aan gewend zijn aan te passen. Dit is het moment om uw collega’s gerust te stellen! Herinner ze aan het feit dat de veranderingen in het teken staan van efficiëntie en overzicht. Alles wordt straks makkelijker, niet moeilijker.
Workshops, handleidingen en uitleg.
Een veel gemaakte fout bij het inzetten van nieuwe software binnen bedrijven blijft dat systemen geïmplementeerd worden zonder de juiste scholing van werknemers. De acceptatie van het systeem zal nooit groot kunnen zijn wanneer er geen goed startschot is of wanneer documentatie ontbreekt. Wanneer uw softwareconsultant niet aanbiedt om workshops of lesjes te geven of wanneer er geen handleidingen beschikbaar zijn — vraag er dan om!
Support.
Nadat een implementatie van een systeem succesvol is gelukt en uw organisatie de nieuwe oplossing heeft geaccepteerd is het zaak om de algehele houding tegenover het systeem positief te houden. De gemakkelijkste manier om dit te doen is (kleine) frustraties tijdig afvangen. Zorg dat er een half jaar na oplevering opnieuw een evaluatiemoment is waar kleine aanpassingen voorgesteld kunnen worden. Door deze kleine ergernissen te verhelpen creëert u ambassadeurs van het systeem. Deze ambassadeurs vergroten de acceptatie van het systeem bij nieuwe gebruikers (bijvoorbeeld stagiaires of nieuwe werknemers).
